В Україні пропонують переглянути строки переходу на електронні трудові книжки. Частина громадян може не встигнути подати документи до встановленої дати, тому з’явилася ініціатива продовжити період оцифрування.

Наразі скан-копії паперових трудових книжок потрібно подати до Пенсійного фонду до 10 червня 2026 року.

⏳ Чому терміни хочуть змінити

На урядовому порталі зареєстрували петицію з пропозицією продовжити перехідний період для оцифрування трудових книжок.

Автор ініціативи пропонує, щоб подати документи можна було протягом усього періоду воєнного стану, а також ще шість місяців після його завершення.

Йдеться про зміну строків, визначених законом №1217-IX, який регулює переведення відомостей про трудову діяльність працівників в електронний формат.

🧾 Кому важливо оцифрувати трудову книжку

Оцифрування особливо важливе для тих, хто має трудовий стаж, набутий до 1 січня 2004 року.

Саме цей період не вносився до електронного реєстру страхових осіб. Тому у разі втрати або пошкодження паперової трудової книжки підтвердити такий стаж може бути складно.

Якщо ж документи будуть оцифровані, інформація про стаж збережеться в електронному вигляді.

💻 Чому українці не завжди встигають подати документи

У петиції зазначається, що на практиці подання скан-копій часто супроводжується труднощами.

Серед основних проблем називають збої або недоліки роботи електронних сервісів Пенсійного фонду, а також недостатню поінформованість громадян щодо правил подання документів.

Деякі користувачі стикаються з ситуацією, коли не можуть завантажити нові файли, поки попередні документи ще перебувають на перевірці.

🕐 Пенсійний фонд не завжди встигає опрацьовувати дані

Ще одна причина для продовження строків — навантаження на Пенсійний фонд.

Автор петиції звертає увагу, що фонд не завжди встигає обробляти отримані матеріали в установлені терміни. Через це люди можуть чекати на перевірку документів довше, ніж очікували.

🌍 Проблеми для українців за кордоном

Частина працівників нині перебуває за межами України. Через це вони не завжди можуть особисто надати паперову трудову книжку для сканування або швидко виправити неточності в документах.

Саме тому продовження перехідного періоду може бути важливим для тих, хто через війну виїхав за кордон або не має доступу до своїх документів.

✍️ Чому записи у трудовій книжці можуть потребувати виправлень

Перед поданням трудової книжки на оцифрування іноді потрібно уточнити або виправити записи.

Йдеться про пропущені відомості, помилки в датах, нечіткі печатки, неправильні назви посад або підприємств. Якщо такі неточності не виправити, Пенсійний фонд може мати зауваження під час перевірки документів.

📲 Як оцифрувати трудову книжку

Подати скан-копії трудової книжки можна самостійно через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду.

Для цього потрібно:

• авторизуватися в особистому кабінеті за допомогою кваліфікованого електронного підпису;
• у розділі «Комунікації з ПФУ» обрати вкладку «Відомості про трудові відносини»;
• заповнити загальні дані;
• надати згоду на передачу та обробку персональних даних;
• прикріпити скановані копії документів;
• натиснути «Підписати та відправити в ПФУ».

Результат опрацювання заяви можна переглянути у розділі «Мої звернення».

📄 Якими мають бути скан-копії

Сканувати потрібно всі заповнені сторінки трудової книжки у хронологічному порядку.

Файли мають відповідати таким вимогам:

• зображення повинні бути чіткими;
• мають бути видимі всі записи, печатки, підписи, дата видачі, серія та номер документа;
• формат файлів — JPG або PDF;
• розмір кожного файлу — не більше 1 МБ;
• рекомендована якість сканування — 300 dpi;
• назви файлів мають відповідати виду відсканованого документа.

⚠️ Що буде, якщо не оцифрувати трудову книжку

Оцифрування потрібне насамперед для збереження інформації про трудовий стаж. Якщо паперову книжку втратять або вона буде пошкоджена, підтвердити стаж без електронної копії може бути значно складніше.

Саме тому українцям радять не відкладати подання документів і заздалегідь перевірити записи у трудовій книжці.

Підписуйтесь на канал Типовий Дніпро  в Telegram чи Viber щоб бути в курсі останніх подій.